Quando si fonda (o si gestisce) un'associazione, c'è un momento che fa davvero funzionare tutto: l'assemblea dei soci. Non è solo una formalità. È il posto dove si prende atto di come è andata, si decide cosa fare dopo e - soprattutto - si dà legittimità alle decisioni.
Ma qui nasce spesso la confusione: assemblea ordinaria e assemblea straordinaria sono la stessa cosa? Quando si usa una e quando l'altra? Vediamolo insieme, senza linguaggio complicato.
L'idea base: l'assemblea è il potere decisionale dei soci
La regola generale è semplice: se una decisione non è attribuita ad altri organi (per esempio al comitato), la decide l'assemblea. Ogni associazione dovrebbe prevedere almeno un'assemblea ordinaria all'anno.
In più, se almeno un quinto dei soci chiede una straordinaria, il comitato è tenuto a convocarla.
Assemblea ordinaria: la manutenzione annuale dell'associazione
Pensa all'assemblea ordinaria come a un check-up: serve a fare ordine, confermare la rotta e ripartire con basi chiare. Di solito:
- si svolge una volta all'anno (data e termini dovrebbero essere nello statuto);
- si approva il verbale precedente;
- si approvano rendiconto/conti e (se presente) rapporto dei revisori;
- si concede lo scarico al comitato per la gestione svolta;
- si eleggono o riconfermano le cariche;
- si approvano preventivo e quota sociale per l'anno successivo.
Salvo diverse regole nello statuto, l'assemblea può essere valida anche con pochi soci presenti: è lo statuto che decide quorum e regole di validità.
In Ticino, non ci sono regole extra obbligatorie oltre a quelle generali; il modello di statuto legato al Registro di commercio raccomanda spesso di svolgere l'assemblea ordinaria entro 6 mesi dalla chiusura dell'esercizio.
Assemblea straordinaria: decisioni importanti o urgenti
Qui il nome dice tutto: straordinaria = non di routine. Serve quando ci sono decisioni urgenti o molto rilevanti, come modifiche dello statuto, fusioni o scioglimento.
Può essere convocata:
- dal comitato, oppure
- su richiesta di almeno un quinto dei soci.
Punto fondamentale: lo statuto dovrebbe dire chiaramente quorum e maggioranze qualificate per queste decisioni (per esempio 2/3 o 3/4 dei presenti).
Scrivere regole chiare nello statuto prima che servano = meno dubbi e meno conflitti.
In pratica: come evitare problemi (anche senza essere giuristi)
- Scrivilo nello statuto, prima che serva. Date, convocazioni, quorum, maggioranze.
- Invito chiaro = assemblea tranquilla. Ordine del giorno preciso e condiviso.
- Verbale fatto bene = associazione protetta. È la memoria ufficiale delle decisioni.
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