Verbali di Assemblea
Guida completa per redigere verbali corretti, completi e legalmente validi
Importanza Legale del Verbale
Il verbale è un documento ufficiale che attesta quanto discusso e deliberato in assemblea. Ha valore legale e può essere richiesto da autorità, revisori o in caso di controversie. Una corretta verbalizzazione protegge l'associazione e i suoi membri.
- Prova documentale: Attesta le decisioni prese dall'organo supremo
- Tutela legale: Protegge comitato e soci in caso di controversie
- Trasparenza: Garantisce la tracciabilità delle decisioni associative
- Obbligo statutario: La maggior parte degli statuti prevede la verbalizzazione
Elementi Obbligatori
Informazioni Base
- Tipo di assemblea (ordinaria/straordinaria)
- Data, ora di inizio e fine
- Luogo dell'assemblea
- Nome dell'associazione
- Presidente e segretario di assemblea
- Numero presenti, assenti, rappresentati
Contenuti
- Verifica del quorum
- Ordine del giorno approvato
- Sintesi delle discussioni principali
- Testo esatto delle delibere/mozioni
- Risultati delle votazioni
- Firme presidente e segretario
Esempio di Struttura Verbale
VERBALE ASSEMBLEA GENERALE ORDINARIA
Associazione: [Nome Associazione]
Data: [gg/mm/aaaa] - Ora: [hh:mm - hh:mm]
Luogo: [Indirizzo completo]
Presenti: [Numero] soci su [Totale] aventi diritto
Assenti giustificati: [Nomi]
Assenti: [Nomi]
Presidente di assemblea: [Nome Cognome]
Segretario di assemblea: [Nome Cognome]
Ordine del giorno:
- Apertura e verifica quorum
- Approvazione ordine del giorno
- Approvazione verbale precedente
- Rapporto attività
- Approvazione conti
- ...
Punto 1 - Apertura
Il presidente apre l'assemblea alle ore [hh:mm] constatando che il quorum è raggiunto con [numero] presenti su [totale] aventi diritto...
[Proseguire con tutti i punti all'ordine del giorno]
Alle ore [hh:mm] il presidente dichiara chiusa l'assemblea.
Il Presidente
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Il Segretario
_____________________
Come Verbalizzare Correttamente
Modalità di Redazione
- Durante l'assemblea: Il segretario prende appunti in tempo reale, annotando discussioni e delibere
- Stesura definitiva: Entro pochi giorni dall'assemblea, redigere il verbale in forma definitiva
- Linguaggio: Chiaro, oggettivo e formale. Evitare giudizi personali
- Delibere: Riportare il testo esatto delle mozioni approvate con risultati votazione
- Discussioni: Sintesi dei punti principali, non trascrizione integrale
- Correzioni: Mai cancellare. Usare note a margine o addendum
Verbalizzazione delle Votazioni
È fondamentale riportare con precisione i risultati delle votazioni per documentare le decisioni prese:
Esempio corretto:
"Il presidente mette ai voti la mozione di approvare il bilancio consuntivo 2024 come presentato.
Risultato votazione:
Favorevoli: 45
Contrari: 2
Astenuti: 3
La mozione è approvata a maggioranza."
Da Fare
- Essere oggettivi e imparziali
- Riportare fatti e decisioni
- Specificare chi ha proposto cosa
- Indicare risultati votazioni
- Conservare lista presenze firmata
- Far firmare presidente e segretario
Da Evitare
- Opinioni personali del segretario
- Giudizi sui partecipanti
- Dettagli irrilevanti
- Omettere delibere importanti
- Modifiche senza annotazione
- Verbali firmati in bianco
Conservazione e Archiviazione
- Registro verbali: Conservare in un registro cronologico (cartaceo o digitale)
- Durata: Conservare per almeno 10 anni (raccomandato: sempre)
- Backup: Se digitali, prevedere copie di sicurezza
- Accesso: Disponibili per consultazione da parte dei soci
- Privacy: Proteggere dati personali secondo normativa vigente