Organizzazione Eventi
Guida completa per pianificare ed eseguire eventi associativi di successo in Ticino
Fasi di Organizzazione
1. Ideazione e Obiettivi
Definire lo scopo dell'evento e gli obiettivi da raggiungere.
- Identificare il pubblico di riferimento
- Stabilire obiettivi SMART
- Definire budget preliminare
- Creare concept dell'evento
2. Pianificazione
Organizzare tutti gli aspetti logistici e amministrativi.
- Scegliere data e luogo
- Creare timeline dettagliato
- Assegnare responsabilità
- Valutazione rischi e sicurezza
- Pianificare piano B
3. Autorizzazioni
Ottenere permessi necessari dalle autorità competenti.
- Permesso comunale
- Licenza SUISA (se musica)
- Permesso somministrazione alimenti
- Autorizzazione occupazione suolo
4. Comunicazione
Promuovere l'evento e gestire le iscrizioni.
- Creare materiale promozionale
- Campagna social media
- Comunicati stampa
- Sistema di iscrizioni
- Ricerca volontari
5. Esecuzione
Gestire l'evento durante il giorno stesso.
- Riunione operativa con il gruppo organizzativo
- Assegnazione ruoli volontari
- Allestimento luogo dell’evento
- Coordinamento attività
- Gestione imprevisti
- Messa in atto dei piani di sicurezza
6. Attività successive
Valutare il successo e documentare l'esperienza.
- Riunione di valutazione con il gruppo organizzativo
- Analisi dei riscontri dei partecipanti
- Relazione finanziaria
- Documentazione fotografica
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Cos'è un obiettivo SMART
Il metodo SMART aiuta a definire obiettivi chiari, concreti e raggiungibili. Ogni lettera rappresenta una caratteristica fondamentale da rispettare.
| Lettera | Significato | Descrizione |
|---|---|---|
| S | Specific (Specifico) |
L'obiettivo deve essere chiaro e preciso, non generico. Esempio: "Organizzare 4 eventi formativi quest'anno" ✓ vs "Fare più eventi" ✗ |
| M | Measurable (Misurabile) |
Deve essere possibile misurare i progressi con numeri o indicatori concreti. Esempio: "Raccogliere 2’000 CHF di donazioni entro tre mesi" ✓ vs "Avviare una raccolta fondi" ✗ |
| A | Achievable (Raggiungibile) |
L'obiettivo deve essere realistico e compatibile con risorse e tempo disponibili. Esempio: "Formare 5 nuovi volontari entro giugno" ✓ vs "Reclutare 100 volontari in un mese" ✗ |
| R | Relevant (Rilevante) |
Deve essere coerente con la missione e contribuire agli scopi dell'associazione. Esempio per associazione sportiva: "Aumentare la partecipazione agli allenamenti" ✓ vs "Organizzare corsi di cucina" ✗ |
| T | Time-bound (Temporizzato) |
Serve una scadenza chiara entro cui raggiungere il risultato. Esempio: "Revisionare lo statuto entro l'assemblea di marzo 2026" ✓ vs "Aggiornare lo statuto" ✗ |
Timeline tipo per organizzare un evento associativo
Questa timeline ha scopo orientativo: i tempi possono variare a seconda della tipologia di evento, della location scelta e delle autorizzazioni richieste. Per spazi comunali o sale molto richieste, la prenotazione può essere necessaria anche con 6–12 mesi di anticipo. Ricorda che eventi pubblici o benefici richiedono ruoli chiari, formazione adeguata e una gestione trasparente delle donazioni.
Da 6 a 12 Mesi Prima
Inizia con largo anticipo: scegli la data e prenota la location, specialmente se si tratta di sale comunali, teatri o spazi molto richiesti. Definisci lo scopo dell’evento (visibilità, raccolta fondi, coesione interna) e verifica la disponibilità di eventuali partner o enti di supporto. Se previsto, prepara la documentazione per bandi o richieste di contributo. In caso di evento benefico, stabilisci fin da subito la missione dell’evento, le modalità di raccolta fondi e il criterio di trasparenza nella gestione dei proventi.
3 Mesi Prima
Conferma la location e costituisci il gruppo organizzativo. Stima un budget indicativo e assegna i responsabili di area (sicurezza, igiene e alimenti, logistica, comunicazione, gestione volontari, pronto soccorso, musica/spettacolo). Avvia la ricerca dei volontari e, se necessario, pianifica momenti di formazione specifica (es. sicurezza o accoglienza).
2 Mesi Prima
Richiedi le autorizzazioni comunali e verifica se servono permessi particolari (polizia, suolo pubblico, musica SUISA, vendita alimenti – LEAR/LDerr). Avvia i contatti con fornitori, sponsor e volontari. Conferma la disponibilità di almeno una persona formata in pronto soccorso o un servizio professionale di assistenza sanitaria.
1 Mese Prima
Definisci il programma dettagliato e pianifica la comunicazione (volantini, social, newsletter, media locali). Apri le iscrizioni o prenotazioni e organizza una riunione operativa con i volontari e i responsabili di area per verificare che tutti conoscano i propri compiti.
1 Settimana Prima
Conferma fornitori e collaboratori, prepara la checklist materiali (gazebo, sedie, impianto audio, cartelli, permessi stampati) e condividi il piano orario del giorno dell’evento con tutto il team. Per eventi benefici, ricordati di predisporre la documentazione per la trasparenza finanziaria (registro donazioni, riepilogo spese, prove di versamento).
Giorno dell’Evento
Allestisci gli spazi, verifica la sicurezza e l’accoglienza. Coordina volontari e fornitori, gestisci eventuali imprevisti e cura la comunicazione live sui social. Assicurati che i responsabili di area siano riconoscibili e reperibili durante tutta la giornata.
Dopo l’Evento
Smonta, pulisci e ringrazia tutti i partecipanti. Redigi una relazione conclusiva con risultati, spese, osservazioni e idee per l’edizione successiva. In caso di evento benefico, pubblica un resoconto trasparente indicando l’importo raccolto, il beneficiario e la data del versamento.
Fonti e Documenti Ufficiali
Musica e Diritti (SUISA)
Licenze obbligatorie per musica dal vivo o registrata.
Igiene e Alimenti
Documenti ufficiali e linee guida per buvette, stand, mercatini e vendita di alimenti.
- Linea guida per una corretta prassi igienica (mercati, feste campestri, piccoli negozi) [PDF]
- Gestire uno stand alimentare nell'ambito di mercati o manifestazioni pubbliche (Scheda informativa)
- Requisiti concernenti le temperature di trasporto, stoccaggio e vendita (Schede di registrazione) [PDF]
- Formulario per la notifica di attività alimentari [PDF]
Mescita di Alcolici
Normativa LEAR e formulario per richiedere i permessi di mescita temporanei.
Lotterie e Giochi a Premio
Formulari ufficiali per tombole, lotterie e giochi in denaro di piccola estensione (es. pesca di beneficenza).
Sicurezza ed Eventi
Linee guida e modelli per garantire la sicurezza, la sostenibilità e la corretta gestione sanitaria durante manifestazioni, concerti e openair.
- Guida “Manifestazioni ed Eventi” – SALVA (PDF)
- Esempio “Relazione Sicurezza e Piano Safety” (PDF)
- Vademecum per la richiesta di nulla osta FCTSA – Federazione Ticinese Servizi Autoambulanza (PDF)
- Consigli utili per organizzare manifestazioni sostenibili – Manifestazioni Sostenibili (PDF)
- Esempi municipi di: Lugano, Bellinzona, Locarno, Mendrisio, Biasca → verificare sempre presso il Municipio dove avverrà l’evento.
Domande Frequenti
Le risposte basate sugli articoli di legge LDerr e LEAR per eventi associativi in Ticino
Sì. Anche la distribuzione gratuita è considerata immissione sul mercato (Art. 2 LDerr). Si applicano quindi le regole su igiene, sicurezza e tracciabilità.
- Possono essere distribuiti solo alimenti sicuri (Art. 7 LDerr)
- Gli organizzatori devono garantire condizioni igieniche adeguate (Art. 10 LDerr)
- Chi manipola alimenti deve avere conoscenze igieniche di base
Sì. Le associazioni che distribuiscono regolarmente alimenti devono annunciare l’attività alle autorità cantonali (Art. 11 LDerr). Sono previste semplificazioni per attività occasionali o a basso rischio.
- Gli alimenti devono riportare origine e ingredienti (Art. 12–13 LDerr)
- È vietato ingannare con etichette o pubblicità fuorvianti (Art. 18–19 LDerr)
La vendita e somministrazione di alcolici è vietata ai minori di 18 anni e a persone già ubriache (Art. 17 LEAR).
Sì. Devono essere disponibili almeno tre bevande analcoliche a prezzo inferiore rispetto alla bevanda alcolica meno cara (Art. 18 LEAR). Inoltre l’acqua del rubinetto deve essere offerta gratuitamente con i pasti principali.
Per la vendita di cibi e bevande da consumare sul posto è necessario un permesso speciale (Art. 27 LEAR). Il permesso è legato all’evento e allo spazio indicato (Art. 28 LEAR).
L’associazione deve designare un responsabile (Art. 29 LEAR). Se il permesso dura più di 4 giorni, questa persona deve avere un diploma di esercente o titolo equivalente.
Il permesso speciale può durare al massimo 3 mesi consecutivi per anno civile (Art. 30 LEAR).
- LDerr: multe fino a 40'000 CHF (Art. 64) e responsabilità penali per alimenti non sicuri (Art. 63)
- LEAR: multa fino a 40'000 CHF (Art. 43), minimo 500 CHF per vendita alcolici a minori, sospensione o divieto di vendita (Art. 45)
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Giada Besomi
Presidente Associazione New Ability - Socio Onorario AIA
Giada Besomi, con oltre 10 anni di esperienza nella gestione associativa e nell'organizzazione di eventi inclusivi, ha contribuito alla realizzazione di questa guida mettendo a disposizione la sua competenza pratica nell'organizzazione di attività per l'associazione New Ability.